Sistemas de Informacion

“SISTEMAS DE INFORMACION”

Un sistema de información es un conjunto organizado de elementos, que pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general. Estos elementos interactúan entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de una organización.

El estudio de los sistemas de información surgió como una su disciplina de las ciencias de la computación, con el objetivo de racionalizar la administración de la tecnología dentro de las organizaciones. El campo de estudio fue avanzando hasta pasar a ser parte de los estudios superiores dentro de la administración.

Sus características son las siguientes:

*Totalidad *Búsqueda de objetivos *Equifinalidad *Adaptabilidad *Eficiencia

*Eficiencia *Sinergia *Independencia.

Sus Elementos:

*Entrada *Transformación  *salida (estos tres son el mecanismo de control) y todo esto nos lleva a nuestro objetivo.

Hay dos tipos de sistemas:

*Abierto: Relación permanente con su medio ambiente.
Intercambia energía, materia, información. Interacción constante entre el sistema y el medio ambiente.

*Cerrado: Hay muy poco intercambio de energía, de materia, de información, etc., con el medio ambiente. Utiliza su reserva de energía potencial interna. Básicamente no se conecta con su entorno.

Características del enfoque de los sistemas:

* Interdisciplinario.

*Cualitativo y cuantitativo

*  Es organizado.

*Es creativo.

*Es teórico.

*Empírico.

*Pragmático (factible, producible).

Metodologías de sistemas:

MEDSI, es una metodología estructurada para desarrollar sistemas de información en y para organizaciones de cualquier tipo.

Ejemplos de sistemas de información:

*Sistema de venta y marketing  

*Sistema de Mano factura y producción

*Sistema de  Finanzas y contabilidad

*Sistema de  Recursos Humanos

Ciclo de vida de un sistema

Este punto no es más que la breve descripción del ciclo de vida de un sistema. Los sistemas tienen cuatro fases que son:

*Nacimiento: Surgen necesidades y se plantea la idea de crear un sistema.

*Desarrollo: es cuando ya se entra en la fase de creación del sistema.

*Madurez: es el mantenimiento del sistema realizado.

*Deterioro o muerte: Es la extinción del sistema realizado.

Sistema de información General: lo usan gerentes y empleados, sirve para las funciones de planificación, control y toma de decisiones, proporcionando informes  resumidos y excepcionales (operaciones básicas de la compañía).

Sistemas de información Estratégicos: es el sistema de computación en cualquier nivel de una organización, suele desarrollarse dentro de la organización, su función es lograr ventajas que los competidores no posean y apoyan al proceso de innovación de productos.

Clasificación de los sistemas

Los Sistemas de Información son clasificados de distintas maneras entre ellas la más común es la siguiente:

*Sistema De información Formal: Basados en un conjunto de normas, estándares y procedimientos que permiten que la información se genere y llegue a quien la necesita en el momento deseado.

*Sistemas de Información Informal: Están basados en la comunicación no formalizada, ni predefinida entre las personas de la organización.

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Glosario

GLOSARIO

Documento: testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas.

Registro: Representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla.

Archivo: Se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos y recibidos por una entidad .

Oficios: Sirve para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes, o también para llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración, de agradecimiento, etc.

Circulares: Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa.

Memorándum: Es aquel escrito que se usa para intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc.

Presupuestos: Plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas.

Facturas: Documento mercantil que refleja toda la información de una operación de compraventa. La información fundamental que aparece en una factura debe reflejar la entrega de un producto o la provisión de un servicio, junto a la fecha de devengo, además de indicar la cantidad a pagar como contraprestación.

Cotizaciones: Es aquel documento que el departamento de compras usa en una negociación. Es la tasación oficial que se hace de su valor (normalmente a diario), en función de criterios pre-establecidos que dependen de las órdenes de compra y de venta de ese título.

Recibo: es una constancia que sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto. A veces también tiene la función de control fiscal. Se encuentran los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los impuestos.

Nota de remisión: Deja constancia de la entrega y recepción de algún pedido. Contiene para estos fines el listado de bienes entregados, y normalmente se utiliza con duplicados.

Carta: Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso.

Elementos del documento: existe el electrónico y en este se encuentra el soporte, el medio y el contenido

Tipos de documentos: se dividen en simples y compuestos. Los simples son el oficio, la carta, resibos, etc. Los compuestos son el comprobante de pago, trámites para licencias, etc.

Relación de documentos: proporciona herramientas para que los administradores de la función pública tengan lo necesario para redactar documentos agiles modernos y entendibles.

Equipos de oficina: es el lugar para realizar un trabajo con todas las maquinas necesarias y dispositivos necesarios para poder llevar a cabo los trabajos.

Tipos de equipos de oficina: existen 4 según su formato están los sistemas centrales son de gran potencia. Equipos personales que incluyen el equipo de escritorio y ordenadores portátiles.

Estados de cuenta: El estado de cuenta es la verificación y resumen, de los distintos créditos que tienes, y los distintos deudores.

Archivo de documento: se usa comúnmente para designar el local donde se conservan los documentos producidos y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.